Virtuelles Arbeiten: Das 1x1 für virtuelle Teams in 2021

Virtuelles Arbeiten in der Praxis
Virtuelles Arbeiten schafft neue Chancen
Virtuelles Arbeiten gehört mittlerweile in vielen Unternehmen zum Alltag. Durch die Corona-Pandemie ist das neue Arbeitsmodell längst salonfähig geworden, wobei es uns noch immer vor bestimmte Herausforderungen stellt, die es zu lösen gilt. 

Wir möchten Ihnen auf dieser Seite einen umfassenden Überblick zum Thema „Virtuelles Arbeiten“ bereitstellen und Wege aufzeigen, die Arbeitgebern wie Arbeitnehmern dabei helfen werden, ihre Arbeit im virtuellen Kosmos möglichst effektiv zu organisieren. 

Als Teambuilding-Experten werden wir uns insbesondere auf die Aspekte Teamwork und Zusammenarbeit in virtuellen Teams konzentrieren und Ihnen hierzu hilfreiche Tipps vermitteln, die sich direkt in der Praxis umsetzen lassen. Für Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gern zur Seite!

Was ist virtuelles Arbeiten?

Virtuelles Arbeiten beschreibt eine ortsunabhängige Arbeitsform, bei der die beruflichen Tätigkeiten hauptsächlich online verrichtet werden. Ebenfalls bewährt hat sich der Begriff des Homeoffice, wobei dieser vielmehr den Arbeitsplatz als solchen und weniger die Arbeitsform im Speziellen beschreibt. Passender umschreibt wiederum es der englische Fachbegriff „Remote Working“, was so viel wie „Arbeiten aus der Ferne“ bedeutet.

Voraussetzungen für die virtuelle Arbeit sind:

  1. eine Tätigkeit, die keiner direkten physischen Anwesenheit bedarf
  2. ein Arbeitsplatz, der mit moderner Kommunikationstechnik ausgestattet ist (Computer mit Internetanbindung, Mikrofon / Webcam, Software etc.)
  3. firmeninterne IT-Infrastruktur zur Koordination und Verwaltung der Arbeitsprozesse

Dass nicht alle Unternehmen ihre Aufbau- und Ablauforganisation einer digitalen Transformation unterziehen können, liegt auf der Hand. Insbesondere Produktionsbetriebe und Firmen, bei denen die Anwesenheit der Mitarbeiter im Geschäftsalltag unverzichtbar ist, können nur bedingt auf virtuelle Arbeitsformen setzen.

Dies rückt hybride Arbeitsmodelle und Strukturen auf den Plan, bei denen ausgewählte Prozesse im virtuellen Rahmen realisiert werden. So ist es beispielsweise für ein Handwerksunternehmen denkbar, Abteilungen wie Buchhaltung und Marketing ins Homeoffice zu verlegen, während das Kerngeschäft vor Ort davon unberührt fortgeführt werden kann.

Unabhängig davon, ob die Arbeit in einem Unternehmen partiell oder gänzlich virtuell stattfindet, muss die interne Kommunikation an die neuen Umstände angepasst werden. Sie bildet das Fundament der Effizienz und entscheidet damit maßgeblich über wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg einer Unternehmung.

Veränderte Arbeitsbedingungen durch die Corona-Pandemie

Virtuelles Team in einer Videokonferenz

Vor der Corona-Pandemie begegnete man der Organisationsform virtueller Teams nahezu ausschließlich in internationalen Großkonzernen. Das Ziel: eine Zusammenarbeit, die sich über regionale, nationale und kulturelle Grenzen hinwegsetzt und dabei selbst Zeitzonen zur Nebensache werden lässt.

Bedingt durch die verhängten Kontaktbeschränkungen und gesetzlichen Beschlüsse, die zur Eindämmung des Coronavirus verabschiedet wurden, sehen sich seit 2020 auch mittelständische und kleine Unternehmen dazu gezwungen, ihre internen Prozesse entsprechend anzupassen.

Inzwischen entpuppt sich diese „zwangsverhangene Digitalisierung“ allerdings immer häufiger als eine Chance, Nutzen aus den neugewonnenen Möglichkeiten zu ziehen. Ein Blick auf die Merkmale virtueller Teams offenbart, wieso.

Was virtuelle Teams auszeichnet

Ein virtuelles Team kennzeichnet die folgenden Merkmale:

  • seine Mitglieder kommunizieren vorwiegend medienvermittelt
  • die virtuelle Zusammenarbeit erfolgt entweder zeitlich befristet, in kontinuierlichen Abständen (Meetings) oder dauerhaft
  • es spielt keine Rolle, an welchen Orten sich die Kolleg/innen befinden
  • regionale, nationale oder Unternehmensgrenzen können problemlos überwunden werden

Doch wie lässt sich die Zusammenarbeit in virtuellen Teams organisieren und welche Hürden gilt es zu überwinden?

Herausforderungen der virtuellen Arbeit

Herausforderungen für Arbeitnehmer

1. Hardware und Software

Eine virtuelle Kommunikation setzt nebst stabiler Internetverbindung die passende Hard- und Software voraus. Selbst wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern PCs, Laptops oder Tablets zum Arbeiten bereitstellt, kann es zu Problemen in der Umsetzung kommen. Etwa dann, wenn die Arbeitnehmer vorab nicht ausreichend im Umgang mit der Technik geschult worden oder die Systeme instabil laufen.

Die Lösung: Als Arbeitnehmer/in sollten Sie sich der Technik mitsamt ihren Tücken nicht gleich verschließen. Sollten Sie Ihren Kolleg/innen in puncto Technikverständnis etwas nachstehen, verzweifeln Sie nicht! Sprechen Sie das Problem offen an und wenden Sie sich gegebenenfalls direkt an die Teamleitung, um Hilfe zu erhalten. Alternativ dazu finden sich im Netz unzählige Videoanleitungen, in denen gängige Software-Lösungen für virtuelles Arbeiten detailliert erklärt werden.

Viele Menschen im Homeoffice neigen dazu, Pausen zu vernachlässigen und ihre Arbeitsaufgaben aufgrund fehlender Rahmenzeiten in die Freizeit oder bis in den späten Abend zu verschieben. Das mag zeitweise funktionieren, stellt jedoch keine dauerhafte Lösung dar! Auch beim virtuellen Arbeiten sind regelmäßige Pausen und strukturierte Arbeitszeiten enorm wichtig.

Die Lösung: Projektmanagement-Tools und spezielle Apps können Sie dabei unterstützen, Ihr Zeitmanagement zu optimieren. Organisieren Sie Ihren Tagesablauf zum Beispiel über die integrierten Kalenderfunktionen von Microsoft Outlook, nutzen Sie eine umfassende Software wie toggl track oder machen Sie sich mit der Lösung vertraut, die Ihnen Ihr Arbeitgeber bereitstellt. Am Ende winkt Ihnen schließlich mehr Freizeit!

2. Zeitmanagement
3. Einsamkeit

Die Einsamkeit zählt sicher zu den zentralen Herausforderungen der virtuellen Arbeit. Im Homeoffice wird der fehlende Austausch zwischen Kolleginnen und Kollegen schnell zu einer Belastung, die sich sogar negativ auf die Arbeitsmoral des Einzelnen auswirken kann. Ein Telefonat ersetzt kein persönliches Gespräch, ebenso wenig wie ein Emoji als lobende Geste das Schulterklopfen vom Chef ersetzen kann. Umso wichtiger ist es, der Vereinsamung aktiv entgegenzuwirken und den Teamgedanken auch bei der virtuellen Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten.

Die Lösung: Sollten Sie sich im virtuellen Team zurückgelassen oder einsam fühlen, sprechen Sie dies am besten offen an. Ihre Kolleginnen und Kollegen ahnen womöglich gar nicht, wie es Ihnen aktuell ergeht. Wenn Sie das Gefühl haben, im Team nicht voranzukommen, spricht das außerdem für eine Vernachlässigung des Teambuildings. In diesem Fall empfiehlt es sich, teambildende Maßnahmen wie virtuelle Teamevents oder andere gemeinsame Aktivitäten auf die Beine zu stellen, die den Teamgeist langfristig stärken.

Herausforderungen für Arbeitgeber & Führungspersonal

Kommunikation ist beim virtuellen Arbeiten Chance und Hindernis zugleich. Wenn Sie virtuelle Teams führen, werden Sie aller Wahrscheinlichkeit nach mit Kommunikationsbarrieren konfrontiert werden, die es zu überwinden gilt. Verzetteln Sie sich nicht in ziellose E-Mail-Korrespondenzen und vermeiden Sie das Aufkommen von Zuständigkeitsfragen soweit es geht.

Die Lösung: Geben Sie Ihren Teammitgliedern oder Mitarbeitern immer klar ausformulierte Arbeitsanweisungen, die möglicherweise aufkommende Fragen vorweg beantworten. Klären Sie außerdem die Rollen und Zuständigkeiten im virtuellen Team, sodass jeder Einzelne weiß, an wen er sich im Fall der Fälle zu wenden hat. Vermeiden Sie außerdem steile Hierarchien und unnötig lange Kommunikationswege, seien Sie stattdessen nahbar und als Ansprechpartner immer verfügbar.

1. Kommunikationsbarrieren
2. Mitarbeitermotivation

Ein enttäuschter, unmotivierter Arbeitnehmer ist unproduktiver und kostet das Unternehmen damit mehr Geld. Gerade Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die noch vor kurzem im gemeinsamen Büro gearbeitet haben, werden das soziale Miteinander bei der virtuellen Zusammenarbeit vermissen, wenn Sie keine Gegenmaßnahmen treffen.

Die Lösung: Motivation klappt auch aus der Ferne! Doch statt eines floskelhaften „Wir schaffen das“ sollten Sie professionelle Teambuilding-Techniken einsetzen, um den Teamzusammenhalt und die Arbeitsmoral jedes Einzelnen zu stärken. Hierbei bieten sich kleinere Spiele und Übungen ebenso wie online Teamevents an. Planen Sie bei längeren Videokonferenzen bewusst gemeinsame Pausenzeiten ein, in denen auch über Privates gesprochen werden darf.

Virtuelles Führen erfordert ausgeklügeltes Prozess- und Projektmanagement, abgestimmt auf die Gegebenheiten des digitalen Arbeitskosmos‘. Alteingesessene Lösungen müssen gegebenenfalls verworfen, Bestehendes neu gedacht werden. Damit Ihnen die Koordination eines Remote Teams gelingt, braucht es umfassende Lösungen, die den gemeinsamen Workflow vorgeben.

Die Lösung: Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick der gängigen Projektmanagement-Lösungen und wägen Sie ab, inwiefern diese Ihren Ansprüchen gerecht werden und ob eine Einbindung in die firmeninternen Prozesse möglich ist. Zu den beliebtesten Organisationstools zählen unter anderem Nextcloud, Asana, Trello und Wrike. Unter Umständen führt Sie die Auswahl vor eine neue Problematik: den Datenschutz.

3. Prozess- und Projektmanagement
4. Datenschutz

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO am 25.5.2018 gelten europaweit verschärfte Bedingungen für den Datenschutz. So haben Unternehmen sicherzustellen, dass Unbefugten kein Zugriff auf personenbezogene Daten – dies gilt allen voran für Kundendaten – möglich ist. Dementsprechend nimmt dieses Thema beim Remote Working einen besonders hohen Stellenwert ein, schließlich werden hier regelmäßig sensible Daten über das Internet ausgetauscht, verwertet und gespeichert.

Die Lösung: Um einen DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleisten zu können, sollte immer ein fachkundiger Datenschutzbeauftragter herbeigezogen werden. Unter Umständen ist es für Sie erforderlich, auf bestimmte Technologien von Drittanbietern zu verzichten, da sich deren Server im europäischen Ausland befinden oder ein firmeneigenes VPN aufzusetzen.

Virtuelles Arbeiten: Vorteile, die überzeugen

Nachdem wir nun die Herausforderungen geklärt und erste Lösungsansätze aufgezeigt haben, möchten wir Ihnen die Vorteile der Remote-Arbeit nicht vorenthalten. Diese könnten kaum vielfältiger ausfallen und stiften der Überwindung aller Schwierigkeiten überhaupt erst ihren Sinn.

Virtuelle Arbeit umfasst die folgenden Vorteile:

  1. Förderung einer differenzierten Arbeitsweise
  2. Verbesserung der Work-Life-Balance
  3. Einsparung von Raumkosten
  4. Verringerung der Mitarbeiterfluktuation
  5. Allgemeine Leistungssteigerung

Remote Work fördert eine differenzierte Arbeitsweise

In einem unternehmerischen Umfeld, dass durch feste Hierarchien und Abläufe bestimmt wird, bleibt in der Regel wenig Platz für Innovationen. Hiermit bricht das Konzept der Fernarbeit, indem die Arbeitsprozesse entkoppelt und heterogene Teams geschaffen werden. Sie ermöglichen eine differenziertere Arbeitsweise, die nicht nur bessere Projektergebnisse verspricht, sondern auch Raum für neue Konzepte schafft.

Flexibilität als neue Kernkompetenz

Strukturierte Projektabläufe mit klar definierten Deadlines bedeuten im Rahmen der virtuellen Arbeit keineswegs den Verlust der Flexibilität. Das Gegenteil ist der Fall: die Teammitglieder nehmen ihr Zeitmanagement selbst in die Hand und sind damit flexibler denn je. Eine gesunde Work-Life-Balance sorgt für mehr Kreativität und Individualität, wovon wiederum die gesamte Gruppe profitiert.

Virtuelle Arbeit spart Kosten

Remote Working spart Kosten

Üblicherweise anfallende Raumkosten werden durch die dauerhafte Entgrenzung der Arbeit auf ein absolutes Minimum reduziert oder gänzlich eingespart. Gerade in Ballungsräumen fallen die Mieten für Büros sehr hoch aus, sodass das Einsparpotential hier besonders groß ist.

Geringere Mitarbeiterfluktuation

Mehr als die Hälfte der Arbeitgeber gaben in einer Umfrage von indeed an, ihre Mitarbeiterfluktuation sei durch die Umstellung auf virtuelle Arbeit gesunken. Grund hierfür sei die deutlich gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Das bestätigen auch die Umfrageergebnisse unter den Arbeitnehmern: 71 % der Telearbeiter bzw. Remote-Worker sind mit ihrem ortsunabhängigen Job zufrieden.

Virtuelle Teams leisten mehr

In einer Studie der Stanford University wurde festgestellt, dass virtuelle Teams im Schnitt 13 % mehr leisten, als eine Belegschaft vor Ort. Dies sei unter anderem darauf zurückzuführen, dass insgesamt weniger Krankheitstage anfallen und die Pausenzeiten effektiver genutzt werden.

Wissenschaftliche Erkenntnisse zu virtueller Kommunikation und Arbeit

3 von 4 virtuellen Teams scheitern

Schon 2013 beschäftigte sich die Rochus Mummert Consulting Group in einer Studie mit der Arbeit in virtuellen Teams. Das Ergebnis war mehr als alarmierend und rief das Konzept der Fernarbeit auf den Prüfstand: mehr als 70 Prozent aller virtuellen Teams scheitern, heißt es dort.

Als Hauptursache wird ein Mangel an Vertrauen ausgemacht; es würde bei der ortsungebundenen Zusammenarbeit schlichtweg zu wenig auf das Persönliche geachtet. Damit unterstreicht dieses Studienergebnis einmal mehr die Wichtigkeit von teambildenden Aktionen wie zum Beispiel Kick-Off-Events im virtuellen Arbeitsumfeld.

Positives Feedback sorgt für eine gesteigerte Effizienz

Eine Studie der Curtin University kam 2019 zu dem Ergebnis, dass der Leistungsoutput virtueller Teams höher ausfällt, wenn diese regelmäßig positives Feedback erhalten und bei Bedarf Unterstützung im autonomen Arbeiten bekommen. Das Plus an Effizienz lässt sich anhand der Untersuchungen der bereits angeführten Studie der Stanford University in etwa auf 13 % beziffern.

Weitere interessante Erkenntnisse

  • 64 % der Remote-Worker kritisieren eine schlechte Kommunikation[1]
  • Im Büro sprechen Mitarbeiter täglich circa 66 Minuten mit ihren Kollegen arbeitsfremde Themen, wohingegen Mitarbeiter im Homeoffice nur 29 Minuten damit verbringen[2]
  • Angestellte im Homeoffice beantworten dank der ruhigeren Arbeitsumgebung durchschnittlich 4 % mehr Anrufe pro Minute[3]
  • 36 % der Rentner geben an, sie wären länger berufstätig geblieben, hätte es für sie die Möglichkeit gegeben, im Homeoffice oder in Teilzeit zu arbeiten[4]

Prädestinierte Aktivitäten fürs Remote Working

Die Unternehmens- und Strategieberatung McKinsey & Company hat kürzlich eine länderübergreifende Analyse hinsichtlich der Potentiale virtueller Arbeit vorgenommen. Sie gibt unter anderem Aufschluss darüber, welche Aktivitäten besonders prädestiniert für die neue Arbeiterform sind.

Die folgenden Prozentwerte geben an, wie hoch der Anteil an Telearbeit für die Umsetzung der jeweiligen Aktivität schätzungsweise ausfallen könnte:

  • 82 – 91 % Weiterbildungen & E-Learning
  • 70 – 75 % Computergestützte Aufgaben
  • 43 – 68 % Kreative Aufgaben
  • 43 – 64 % Kundenkommunikation
  • 54 – 61 % Prozessanalyse und -optimierung

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Quellen & Weiterführendes

[1] https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

[2] https://www.airtasker.com/blog/the-benefits-of-working-from-home/

[3] https://www.gsb.stanford.edu/faculty-research/working-papers/does-working-home-work-evidence-chinese-experiment

[4] https://globalworkplaceanalytics.com/pros-cons

Über den Autor
Autor Paul Bergmann
Paul Bergmann
Seit mehr als 10 Jahren unterstütze ich Unternehmen dabei, eine gesunde Kommunikationskultur zu entwickeln und ihr Teambuilding voranzutreiben. Neben meiner beruflichen Tätigkeit im Eventmanagement bin ich ein begnadeter Kaffee-Liebhaber und Segler.
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